Kotoki et vos données personnelles

En bref

• Vous pouvez utiliser Kotoki sans compte : il suffit de scanner le QR code de votre poste. On ne vous demande alors ni nom, ni email, ni téléphone.
• Le compte est facultatif, réservé aux personnes de 15 ans et plus. Il permet à votre salon de vous reconnaître d'une visite à l'autre et de préparer vos soins.
• Kotoki ne collecte jamais de donnée de santé.
• La marque Couleurs Gaïa ne reçoit que des chiffres globaux par semaine : jamais votre nom, votre email, votre téléphone, votre profil, ni le détail de votre passage.
• Vos données sont hébergées en France (OVHcloud).
• Vous pouvez supprimer votre compte à tout moment depuis l'app. Il est supprimé automatiquement après 24 mois sans connexion.
• Une question, une demande : rgpd@washilabs.fr.

1. Qui est responsable de vos données ?

Kotoki est une application éditée par Washilabs (forme sociale, adresse du siège et numéro d'immatriculation : à compléter). Elle est utilisée par votre salon de coiffure.

• Washilabs est responsable du fonctionnement de l'application et de votre compte Kotoki : création et sécurité du compte, questions du profil, durées de conservation, hébergement, statistiques.
• Washilabs et votre salon sont responsables conjoints de l'utilisation de vos données au salon : vous reconnaître sur la tablette, adapter votre soin, la note de votre coiffeuse, l'historique de vos soins et achats dans ce salon. Leur accord (article 26 du RGPD) précise qui fait quoi ; ses grandes lignes vous sont communiquées sur demande. Vous pouvez exercer vos droits auprès de l'un comme de l'autre.

Contact : rgpd@washilabs.fr.

2. Quelles données, pour quoi faire ?

A. Suivre votre soin, sans compte

• Données : un identifiant aléatoire rattaché à votre passage, gardé 24 h dans votre navigateur ; le poste et le soin en cours ; les étapes affichées ; vos envies ; vos demandes de conciergerie (boisson et options choisies) ; l'heure de ces actions. Aucune donnée d'identification n'est demandée, mais ces données restent rattachables à votre passage au salon (poste, heure) : elles sont donc protégées comme des données personnelles.
• Pourquoi : afficher votre soin sur votre téléphone, tenir votre liste d'envies, transmettre vos demandes à votre coiffeuse, fonctionner même si le wifi coupe.
• Base légale : intérêt légitime du salon et de Washilabs à fournir le service que vous ouvrez en scannant le QR code.

B. Mesurer l'utilisation de Kotoki et les ventes

• Données : les actions décrites en A et les ventes enregistrées par votre coiffeuse à l'encaissement (produit, prix).
• Pourquoi : statistiques du salon (fréquentation, ventes par produit) et preuve des ventes auprès de la marque. Ces mesures ne servent qu'à des statistiques globales ; la marque n'en reçoit que des totaux par semaine.
• Base légale : intérêt légitime de Washilabs et du salon. Vous pouvez vous y opposer (section 9).

C. Votre compte Kotoki (facultatif, 15 ans et plus)

• Données : adresse email ; mot de passe (12 caractères minimum dont au moins une lettre, conservé sous forme chiffrée, jamais lisible par Washilabs ni par le salon ; les tentatives de connexion sont limitées) ; dates de création, de votre accord (et version de cette notice acceptée) et de dernière connexion ; lien entre votre compte et les soins où vous avez été reconnue.
• Pourquoi : vous reconnaître lors d'un nouveau scan, vous laisser consulter et modifier votre profil, sécuriser l'accès par des codes envoyés par email.
• Base légale : votre consentement, recueilli par une case à cocher. Vous le retirez à tout moment en supprimant votre compte.

D. Prénom, nom et téléphone

• Données : prénom et nom (obligatoires pour un compte), téléphone (facultatif).
• Pourquoi : que votre coiffeuse vous reconnaisse sans vous confondre avec une autre cliente (le prénom seul prête à confusion) ; le téléphone, si vous le donnez, permet à votre salon de vous joindre. Kotoki n'envoie aucun SMS et ne passe aucun appel.
• Base légale : votre consentement, recueilli par une case distincte de celle du compte. Prénom et nom sont nécessaires pour créer un compte ; sans eux, vous pouvez toujours utiliser Kotoki sans compte. Vous modifiez ces informations dans « Mon profil » et pouvez y effacer votre téléphone.

E. Votre profil capillaire (facultatif)

• Données : vos réponses à des questions à choix fermés (cheveux, univers de couleur, longueur, texture, couleur naturelle, cuir chevelu, colorations ou lissages déjà faits, appareils chauffants, environnement). Aucun champ de texte libre.
• Pourquoi : préparer et personnaliser vos prochains soins (choix de la coloration, quantités de produit, shampoing adapté).
• Base légale : votre consentement. Chaque question est facultative ; vous pouvez modifier ou effacer chaque réponse dans « Mon profil ».

F. Le diagnostic de votre coiffeuse

• Données : tels qu'observés par votre coiffeuse, la part de cheveux blancs (et sa date de vérification), l'épaisseur et la longueur de vos cheveux.
• Pourquoi : choisir la bonne coloration et calculer les quantités.
• Base légale : intérêt légitime du salon à réaliser la prestation dans les règles de l'art. Ce diagnostic n'est pas affiché dans votre application ; vous pouvez en demander communication.

G. La note de votre coiffeuse

• Données : un court commentaire (200 caractères au plus), une note par cliente et par salon, que la coiffeuse peut corriger ou effacer. Consigne : jamais de nom, de signe distinctif ni de donnée de santé.
• Pourquoi : garder en mémoire une préférence utile à votre prochain soin.
• Base légale : intérêt légitime du salon ; vous pouvez vous y opposer. Réservée au salon qui l'a écrite, jamais transmise à un autre salon ni à la marque. Vous pouvez en demander communication, rectification ou effacement.

H. Historique de vos soins et achats dans ce salon

• Données : pour les soins où vous avez été reconnue, la date, le soin et les produits achetés, limités au salon où vous vous trouvez.
• Pourquoi : suivre la relation avec vous et vous conseiller. Base légale : intérêt légitime du salon. Affiché seulement sur la tablette du salon ; vous pouvez en demander communication.

I. Points de fidélité

• Données : si vous avez un compte et êtes reconnue au salon, des points calculés à partir de vos achats et soins payés dans ce salon (1 point par euro).
• Pourquoi : vous faire bénéficier du programme de fidélité de votre salon. Les points sont propres à chaque salon : un autre salon ne les voit jamais.
• Les points de plus de 24 mois expirent ; tous sont effacés avec votre compte. Base légale : votre consentement au compte (C).

J. Le profil préparé par votre coiffeuse, à confirmer par vous

• À votre demande, votre coiffeuse peut saisir sur la tablette votre email, votre prénom, votre nom, votre téléphone et des réponses au profil. Ces informations restent dans un espace temporaire : ce n'est pas un compte.
• Vous recevez un email avec un lien. Rien de durable n'existe tant que vous n'avez pas cliqué et choisi un mot de passe. Sans clic dans les 48 heures, tout est supprimé, email compris.
• Sur la page du lien, vous voyez ce que votre coiffeuse a saisi et vous choisissez, par une case distincte, de le garder ou non. Sans cette case, votre compte est créé avec votre email seul.

K. Corrections faites par votre coiffeuse, à votre demande

Quand vous êtes reconnue au salon, votre coiffeuse peut, à votre demande et en votre présence, corriger votre téléphone et compléter vos réponses au profil. Ces informations sont enregistrées dans votre propre profil : vous les voyez et pouvez les corriger depuis votre téléphone.

L. Emails de service

Kotoki envoie uniquement : les codes de vérification (création du compte, mot de passe oublié, changement d'email ou de mot de passe), le lien d'un profil préparé et la confirmation de suppression du compte. Aucun email commercial, aucune lettre d'information.

3. Ce que Kotoki ne collecte jamais

• Aucune donnée de santé, même indirecte (allergie, grossesse, traitement, sensibilité au sens médical). Les questions sont fermées pour qu'une telle information ne puisse pas être saisie par accident.
• Pas de photo, pas de géolocalisation, pas de données bancaires (aucun paiement dans Kotoki).
• Pas de publicité ciblée, pas de revente de données, pas de décision entièrement automatisée : c'est toujours votre coiffeuse qui choisit et conduit le soin.

4. Qui reçoit vos données ?

5. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

6. Comment vos données sont-elles protégées ?

• Mot de passe conservé chiffré, jamais journalisé ; tentatives de connexion limitées ; codes de vérification envoyés par email pour les opérations sensibles.
• Cookies de connexion inaccessibles aux scripts de la page et non envoyés depuis d'autres sites.
• Données de compte lisibles seulement par le serveur, jamais directement depuis un téléphone.
• La tablette du salon est protégée par un compte salon ; la note et l'historique sont cloisonnés par salon.
• Purges automatiques : 48 heures pour un profil non confirmé, 24 mois pour un compte inactif et pour le détail des passages.

7. Transferts hors de l'Union européenne

Vos données sont hébergées en France par OVHcloud, qui envoie aussi les emails. Aucun transfert hors de l'Union européenne n'est prévu.

8. Cookies et stockage sur votre téléphone

Kotoki n'utilise aucun cookie publicitaire ni outil de mesure tiers, d'où l'absence de bandeau : les éléments ci-dessous sont nécessaires au service que vous demandez, et la mesure d'audience reste strictement statistique.

9. Vos droits

• Accès à vos données, y compris celles qui ne sont pas affichées dans l'app (diagnostic, note, historique).
• Rectification dans « Mon profil » ou par email ; effacement par le bouton « Supprimer mon compte » (immédiat, confirmé par email).
• Retrait de votre consentement à tout moment : effacer votre téléphone ou vos réponses au profil dans « Mon profil », ou supprimer votre compte.
• Limitation, portabilité (sur demande, dans un format lisible par machine), opposition aux traitements fondés sur l'intérêt légitime (B, F, G, H), directives après votre décès.

Comment : dans l'app quand c'est possible, sinon à rgpd@washilabs.fr. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité, en général par un message envoyé depuis l'adresse de votre compte. Réponse sous un mois.

Réclamation : vous pouvez saisir la CNIL (cnil.fr, « Adresser une plainte »).

10. Mineurs

Le compte Kotoki est réservé aux personnes de 15 ans et plus, déclaré à la création du compte. L'usage sans compte reste ouvert à toutes.

11. Modifications de cette notice

La date de version figure en tête de cette page et sous chaque notice courte de l'app ; nous conservons la version que vous avez acceptée. Si un changement modifie ce à quoi vous avez consenti, nous vous redemanderons votre accord.